Politique de confidentialité du service d’autorisation

MeveraHub est un projet exploité personnellement par Anthony Gbegan. MeveraHub utilise un service central pour vérifier l’autorisation d’une entreprise et l’associer à une installation. Anthony Gbegan est responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à anthony@meverahub.com pour une question, une demande concernant vos renseignements ou une plainte.

Cette politique vise les renseignements du service d’autorisation. Les ventes, clients, utilisateurs locaux, données de paiement et données MEV-WEB conservés dans l’application de votre établissement ne sont pas copiés dans ce service. Leurs règles de gestion demeurent distinctes.

Nous recueillons le nom légal de l’entreprise pour la vérifier. Le nom commercial, le nom d’une personne à joindre et ses coordonnées sont limités à ce qui est nécessaire pour reconnaître l’entreprise, réaliser les vérifications ou vous assister. Les références NEQ, TVQ et TPS sont facultatives. Lorsque vous en fournissez, nous pouvons vérifier les références auprès des sources officielles applicables. Nous conservons les faits de vérification nécessaires, sans copier les réponses complètes des registres ou des pièces d’identité.

L’application transmet les identifiants nécessaires pour associer l’entreprise à son installation et vérifier son autorisation. Nous enregistrons les dates et changements de l’autorisation, les résultats des vérifications et les faits de sécurité et d’administration nécessaires. Les identifiants d’installation sont aléatoires; nous ne recueillons pas d’empreinte du matériel. Nous conservons aussi les renseignements nécessaires au traitement d’une demande de droits ou d’un incident, lorsqu’un tel dossier existe.

Ces renseignements servent à vérifier l’entreprise, activer et administrer son autorisation, remplacer une installation, résoudre un problème, assurer la sécurité et traiter les demandes ou obligations applicables. Ils ne servent pas à créer une liste marketing, à recueillir des paiements ou à analyser les ventes de votre établissement. Un nouveau but doit faire l’objet d’un examen avant toute nouvelle utilisation.

Vous pouvez refuser de fournir un renseignement facultatif. L’absence d’un numéro NEQ, TVQ ou TPS ne suffit pas à refuser l’autorisation. Si un refus nous empêche de vérifier l’entreprise ou son association à l’installation, nous vous expliquons ce qui manque et les autres moyens de vérification possibles. Sans vérification suffisante, l’activation ne peut pas être terminée.

L’accès administratif est limité aux personnes autorisées selon leurs fonctions. Cloudflare fournit l’hébergement et les services de sécurité du service central. Le dispositif prévu comprend des sauvegardes chiffrées et des restrictions d’accès. Nous examinons aussi les accès des fournisseurs et les renseignements qu’ils traitent pour fournir leurs services.

Le traitement peut avoir lieu à l’extérieur du Québec, notamment par l’hébergement, l’assistance technique et les fournisseurs concernés. Une préférence de localisation dans l’est de l’Amérique du Nord ne garantit pas un hébergement au Canada. Avant d’utiliser un nouveau fournisseur ou une nouvelle destination, nous examinons les renseignements transmis, les protections et les engagements applicables, et mettons à jour l’information donnée aux personnes concernées.

Nous conservons chaque catégorie selon son but et le calendrier de conservation joint à cette politique. L’expiration d’une autorisation ou le masquage d’une entreprise dans l’interface ne signifie pas que tous ses renseignements peuvent être supprimés. Une demande de rectification en litige ou une obligation légale peut nécessiter une conservation ciblée plus longue. À la fin des périodes applicables et des obligations de préservation, nous supprimons les renseignements personnels et les liens qui permettent de les rattacher à une personne. Les coordonnées modifiables sont séparées de l’historique des actions; une mention comme « coordonnées modifiées » ne doit pas contenir l’ancien numéro de téléphone. Nous ne conservons pas un historique devenu inutile en créant un programme d’anonymisation à cette seule fin. Un identifiant de remplacement ne rend pas automatiquement un renseignement anonyme.

Une exclusion d’entreprise interdit l’attribution d’une nouvelle autorisation après une révocation permanente. Elle est distincte d’une suspension ou d’une expiration. Tant qu’elle reste justifiée, nous conservons seulement les éléments restreints nécessaires au rapprochement, le fait de révocation et sa justification minimale. Nous réexaminons ce besoin au moins une fois par an. Les coordonnées et l’historique ordinaire gardent leurs propres échéances.

Si l’exclusion n’a plus de but justifié, Anthony Gbegan doit décider explicitement d’y mettre fin avant la suppression de ses éléments de rapprochement, sous réserve des obligations de préservation applicables. L’ancienne autorisation reste définitivement révoquée. Une nouvelle demande exige une nouvelle vérification; la suppression de données ne vaut jamais autorisation. Une entreprise non révoquée dont l’ancien dossier a été légitimement supprimé peut aussi présenter une nouvelle demande, sans reconstituer l’historique supprimé.

Des copies de sauvegarde peuvent subsister après la suppression des données utilisées au quotidien. Le calendrier joint précise les périodes et limites applicables. Avant la reprise du service après restauration, nous devons appliquer les suppressions et rectifications antérieures, ainsi que l’état courant des révocations et des mesures de sécurité. La restauration ne doit pas reprendre une utilisation qui a dû cesser ni rétablir une autorisation révoquée.

Pour demander l’accès à vos renseignements ou leur rectification, écrivez à anthony@meverahub.com. Décrivez votre demande sans envoyer de mot de passe, code d’activation ou autre secret. Nous vous aiderons à préciser la demande si nécessaire et vérifierons votre identité ou votre qualité de représentant de façon proportionnée. Nous répondrons par écrit dans le délai applicable de 30 jours. Lorsque les conditions légales sont remplies, vous pouvez aussi obtenir les renseignements dans un format technologique structuré et courant, ou demander leur communication à un destinataire autorisé.

Vous pouvez demander le retrait d’un consentement applicable. Nous vous expliquerons les traitements qui peuvent cesser, ceux qui restent permis ou exigés, et les effets éventuels sur le service. Une demande de retrait ne supprime pas automatiquement toutes les données ni toutes les obligations de conservation.

L’autorisation tient compte des décisions d’administration, de ses dates de validité et de vérifications techniques. Certaines vérifications de l’accès sont automatiques. Le résultat communiqué indique cette automatisation, sa raison applicable et le moyen de demander une révision à Anthony Gbegan. Sur demande, nous expliquons les renseignements personnels utilisés, les principaux facteurs et paramètres du résultat et les droits de rectification. Vous pouvez présenter vos observations à Anthony pour qu’il examine les faits et corrige une erreur. La demande ne prolonge pas automatiquement une autorisation et ne réactive pas une ancienne autorisation révoquée.

Nous expliquons par écrit tout refus d’accès ou de rectification et les recours applicables. Vous pouvez également adresser une plainte à Anthony Gbegan. La procédure interne de plainte ne remplace pas vos recours auprès de la Commission d’accès à l’information et ne suspend pas leurs délais.

Anthony Gbegan tient à jour les pratiques de conservation, destruction, accès et traitement des plaintes. Il examine les incidents signalés, organise les mesures de protection nécessaires et les communications requises. Les pratiques sont réexaminées lors d’un changement important de données, de finalité, de fournisseur ou de risque. La version publiée indique sa date d’entrée en vigueur. Chaque modification fait l’objet d’un avis clair publié et diffusé par les moyens appropriés pour informer les personnes concernées.